朱皮特的博客 自由的飞翔

高效工作节省时间的一些小技巧

2018-08-29
朱皮特
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有效的工作

弄清高效之前要先清楚什么是有效,毕竟花时间做无用功算不上效率,更谈不上高效。所以,在做事情之前务必要清楚做这件事是否值得,是否有必要投入时间和精力,即使做应该分配多少资源。

要对时间贪得无厌

时间是非常宝贵的,君不见每个互联网产品都在抢夺用户的时间吗,因为时间就是金钱。而对于个体而言时间即生命,我们应对时间贪婪。我平时在工作和生活中会思考一些如何优化流程以节省时间的方法,以期能把定量的工作在更短时间内完成,或固定时间内完成更多的事情。

以下是我的分享,希望对你能有所帮助,你有好的建议也欢迎与我一同分享。

善用提醒

起床、开会、听讲座、发邮件、写总结、做汇报……需要我们按时去处理的事情远远不止这些,不同的工作岗位可能还不太一样,如何能做到按时处理呢?我想如果是全部靠记忆肯定不太现实,即使能够记住也是徒给大脑增加负担。

工作中可以在闪电邮的“日程管理”里添加提醒。

生活中可以利用手机APP“提醒事项”,例如赶火车前一个小时提醒必须出门,某天给某人打电话等。 一旦当提醒触发时,就去完成它,你会发现还可以很有效地治愈拖延症。

搭建舒适的环境

工欲善其事必先利其器,磨刀不误砍柴工。搭建一个舒适的工作环境,保持桌面的整洁有序会让人有一个轻松愉悦的心情,更能获得专注,也更容易进入心流状态。相反,一个蹩脚的环境总会让人心情焦躁,无法进入良好的工作状态。

以下都是值得你投资的:

  • 一把舒适的座椅
  • 高性能配置的电脑
  • 一副机械键盘
  • 双显示器
  • 舒适的鼠标垫
  • 集线器
  • ……

我们公司默认配置的电脑是8G的内存,由于工作中经常需要打开AndroidStudio、VisualStudio、pycharm等各种消耗内存的软件,导致电脑经常卡顿,书写代码经常性的等待,还要时不时关闭软件然后再打开,这种来回切换也浪费时间。直到后来索性追加了配置到24G的内存,瞬间感觉流畅许多,再也没有出现卡顿与等待的情况,甚至多开好几个这种开发环境都没有关系,极大地提高了工作效率。

机械键盘虽然昂贵,但是非常值得投资,强烈推荐。首先是敲击不需要很费力,轻松敲击就能完成,不会因为长时间使用使得手臂和肩膀酸痛。另外,这种轻快的声音会给人一种愉悦的感觉,当然我购买的声音非常轻,主要为的是不影响别人为前提。

座椅更不用说了,可以有效地保护颈椎和腰椎,这个大家都比较容易接受。

双显示器我一直以来不太容易接受,主要是因为眼睛的缘故,长时间的面对屏幕会让眼睛酸痛,所以很多年我都是使用单显示器。直到后来工作变得越来越多,电脑上打开的界面也越来越多,经常性需要来回切换,有时切过去又要好几次才能切回去,的确令人烦心。于是,我又再一次尝试了双显,真的是减少了不少因为来回切换界面的频次,一个显示器用来做参考、搜索,另外一个显示器用来编程、写作、处理工作,不必再来回切换,提高了效率。强烈推荐。

一段时间以后,我觉得受益匪浅,想尝试把这个感受分享出去,但是我不知道多加一个显示器到底能提高多少量化的工作效率,或许5%~10%吧,我心里默默盘算着。直到有一次坐火车速读了《程序员的思维修炼》,终于找到了共鸣及量化的数据:

事实上,保持情境中任务相关的东西很有益处。不论你如何衡量生产力,仅仅多使用一台显示器就可以让你的生产力提升20%~30% 。

这是为什么?

适合你的不是桌面隐喻,而是Frederick Brooks在几年前描述的拥挤的飞机座位隐喻。在一个大桌面上,你可以展开你的工作,看到你在做什么同时看到所有的。在拥挤的飞机座位上,你没有足够的空间同时看两份以上的文档(或者文档的一部分)。你必须来回地切换文档。

我敢打赌,让你去Staples或者Office Depot等办公用品店寻找一张17英寸的办公桌,你找不到,因为这个尺寸实在是太小了。然而,大多数显示器都是17到21英寸。这点空间就是我们办公的地方。你不得不在活动窗口和应用程序之间切换,因为你无法在如此小的空间里保持足够的情境。

你知道Alt-Tab组合键(Mac上的Command-Tab)称为什么吗?情境切换。正如我们看到的,情景切换扼杀生产力。即使是类似使用Alt-Tab切换不同窗口的小动作也会花费时间、短期记忆力和精力。

如果你的鼠标总是飘屏,请立即检查是否鼠标或者鼠标垫的问题,如果是请立即使用较好的更换。

其他的就不多说了,以上均是个人亲身感受。

善用效率工具

  • 便签:把当天或者最近要做的事项写在便签上,可以根据任务的轻重缓急区分下颜色。

  • 云笔记:以前用印象笔记,后来直接使用有道云笔记,云笔记可以直接导出PDF文档,也可以使用云协作,多端同步,非常方便。

  • 云盘:主要方便传输些文档资料什么的,注意安全!

  • 快速启动:把常用的电脑工具分门别类地整理好,每次需要时按下快捷键呼出点击即可打开,非常方便。这里推荐smartrun,也支持快捷键截图、提醒等功能。

  • Clover:多标签页的文件夹管理器,类似于谷歌浏览器的形式。

  • 人生苦短,我用Python:客户端流程的东西,尽量用脚本来实现,易维护,修改方便,开发快速。验证想法和方案,临时解决小问题的时候用Python解决快的飞起。
  • RegexBuddy:正则表达式快速测试工具,需要编写正则表达式的时候可以用来做测试。
  • SRC2:快速搜索查找替换的小工具,用得很多,推荐。

  • 设置邮件过滤器: 而对于一些广告推销邮件,可以设置自动过滤到垃圾邮件或者自动删除,这样也就减少了对自己干扰的次数,也就不会浪费查阅他们的时间了。其他同质的邮件也可以使用过滤功能,把它们自动归类,然后选择统一查阅或者删除。

案例:我们在做加壳的时候,发现与某产品的SDK在某些情况下会存在冲突,当然也是有解决方案的,只不过每次去手动排查就很麻烦,于是就利用加壳的崩溃邮件通知功能,添加一个邮件过滤器,一旦发生崩溃便会有邮件上来,通过设置关键词来自动过滤到指定的文件夹下,这也提高了解决问题的速度。

  • 常用词汇同步到输入法字库: 鉴于工作性质肯定是常常会需要输入某些频率很大的词语或句子,其实完全可以把他们整理一下添加到输入法的自定义短语里去,然后登陆账号设置同步,这样在家中在笔记本在公司电脑上都可以快速使用它们了。举个例子,我的工作经常需要跟安卓打交道,我就设置了这样的实现快拼的自定义短语:
    • an: Android
    • am: AndroidManifest.xml
    • as: AndroidStudio
    • yx: 快速跳出几个邮箱列表供我选择
    • ……

具体的我不再列了,我主要配置了一些代码模板,经常使用的代码或者FAQ的回答列表我也会考虑添加进去。

当然了,你还要考虑隐私数据是否会泄露,不过即使你不配置到自定义短语并云端同步,这些输入法也一样会收集你的输入并给你画像的。安全与便利是一对矛盾,方法交给你,具体你自己权衡。

  • 浏览器插件:例如我会安装CreatLink掘金浏览器插件,其中CreateLink是我最常用的,因为可以自动生成markdown格式的链接,在写MD文档时特别方便。其他插件可以根据自己工作需要来选择。
  • Axure:原型设计软件,我主要用它画流程图,方便快捷。

吃饭的工具要非常熟练

一定要掌握绝大部分功能并很熟悉地使用,更进一步的,要对常用的功能的快捷键使用要非常熟练。不要问我为什么,做到这个程度后你就能体会到了。如果你的工作需要经常使用WORD、PPT、Excel、PS……,请熟练掌握它们,对于我们开发来说,请一定熟练使用你们的编程软件,要做到对立面的常用功能熟练到如数家珍。

善用快捷键

不要问为什么,做到后自然就体会到了。

掌握搜索技巧

其实我们大部分工作都是在调研、设计方案、解决问题……,很多问题都是可以通过搜索来解决,于是掌握搜索技巧可以让你在短时间内搜索到高质量的参考内容,能够让你更高质高效地完成工作。高质量的内容也会让你的水平越来越高,会给你带来更高的价值。

在开发团队,我发现经常会有人在百度知道下面复制使用代码,不加修改就直接粘贴应用到生产环境中,这存在很大的隐患,而实际上也是这些代码经常会有考虑不完善的地方出现BUG。

关于搜索技巧的东西其实蛮多,都可以单独写一个分享了,有空再整吧。

自动化做到极致

自动化把一切联系在一起,确保那些琐碎的机能都能以一种可靠,可重复的方式运行。

  1. 例如打包流程,可以通过脚本自动生成版本号编译打包,这个想必开发都在用。

  2. 经常需要获取本机IP和MAC地址,那么就把这个写到脚本里,每次需要的时候点击一下脚本就能把IP和MAC地址粘贴到剪贴板了,直接复制使用即可。

    smartrun里有一个快捷输入框,输入IP和MAC会自动显示当前电脑的IP地址和MAC地址,按下回车键会直接复制到剪贴板。

  3. 我们在推广某产品的过程中,需要技术人员每天在CSDN论坛里回答些技术问题,但是CSDN的论坛做的比较挫,不能够按照时间进行排序。于是我们编写了自动化的脚本,每次点击的时候自动打开当天的新帖进行回答问题。

  4. 我们在做安卓研究的过程中常常需要对APK进行重新签名,签名的命令行就比较复杂(当然并不是最复杂的,只是举个例子),于是我们连同签名在内的其他常用操作都封装到资源管理器的右键菜单里,需要使用的时候选择APK包直接右键签名即可,爽歪歪。由于不涉及业务逻辑,仅仅是提供大家常用的功能,考虑到应该对行业有所回馈,后来把这个工具对外放出并开源,希望能给帮助那些经常分析Android的朋友们,请参考:APKmenuTOOL

要事第一

把你主要的精力、时间、资源用在最重要的目标上,也即好钢用在刀刃上,其余的事情你可以考虑:

  • 分配指导下属完成
  • 投入少量时间完成主要需求(二八法则)
  • 延迟完成甚至不完成

记住你的目标

你所做的工作应该是以达成最终目标来出发的,也即以终为始,这是一种逆向思维方法,举个例子,如果你的目标是:开一家药店。那么可以通过类似的逆向推导来判断自己该做什么。

  1. 如果要开一个药店需要具备哪些条件?来确定自己的次级目标。因此你就知道开药店需要医师资格证和药师证,需要资金,需要好的门店位置,需要进药渠道等。那么,医师资格证、药师证、资金、选址、进药渠道等就是你的多个次级目标。–得到次级目标。
  2. 我们选择一个药师证为例继续倒推。再问自己一个问题:如果要获得药师证需要准备什么?需要考试。
  3. 继续问下去:如果要考试,需要准备什么?需要准备复习资料,考试大纲,报名,辅导等等。

就像这样逐级倒推反问自己,不断找到自己需要达到的小目标,然后再通过这些小目标的达成最终实现自己的最终目标。在执行的过程中,肯定会少不了一些计划外的事情,但是请牢记你的主要目标,这样才不至于让你跑偏。

每日目标计划

上面说的是大目标、长远目标,这里以日为单位说说每日目标。每天早上开始工作前,先花个5 ~ 10min的时间以“要事第一”的原则明确下今天要完成的任务,并安排好完成的时间。有人会说“我特么忙得要死,哪里还能抽出时间想这些?”,我想说,磨刀不误砍柴工,正是因为不肯花时间去梳理,所以才会忙,快就是慢慢就是快,说的也是这个道理。下班一小时前尽量完成当天计划的任务,不要在下班前一小时内重新开始一个任务,并着手计划次日要完成的任务。

缩短想法验证周期 增加想法迭代次数

我们在调研、验证、做实验的时候,肯定是单位时间内试错的次数越多,随后产生新想法的频率越高,那么你得到结果的可能性就会越高,结果的质量也越高。所以,一定要想办法让这个路径变短,让频次加大。

互联网的模式快速迭代小步快跑也与此异曲同工。

可以参考我的另一篇文章《利用SVN搭建实验环境提高效率》

有效沟通 减少返工

如果是无效的沟通,后面所作的工作很大程度上会打上折扣,甚至需要返工,这中间的工作岂不是白白浪费,显然是低效的。所以沟通尽量做到详尽,保持各方信息同步,并在大小节点即使更新同步信息,获得反馈及时调节后继续再往下走。

总结与笔记

调研的案例、方法过程、资料等习惯性地总结与记录,这样以后需要的时候直接查阅即可,不必重新再来一遍,而且有助于知识的沉淀积累,转到云协作里之后其他的同事也可以学习,有利于团队的整体进步。 重用,不要做重复的事情(不要重新发明轮子)。

合理利用时间

零碎时间做零碎事,黄金时间做大块的任务或者复杂的任务。 例如我在每天早上和中午的效率最高,通常是下午效率的数倍,那么我会做一些较复杂的任务或者设计性质的工作,这个时候如果有人每天喊我站早会,我会认为这极大地浪费了时间。 中午我习惯午睡,几分钟到半小时不等,一般都能睡着。即使睡不着也要放松下大脑,不然中午不睡下午要崩溃。 有些人可能会在夜里比较高效,夜深人静无人打扰,比较能够进入状态,这些因人而异,不过不太建议熬夜。

保持专注

专注,一次只做一件事。专注是非常高效的工作法。

如果进入心流 请忘记时间

如果很在状态就继续做下去,因为这时候的效率是几十倍甚至百倍,不要轻易停止。

如果不在状态 请调整

可以做些简单的任务来让自己慢慢进入状态。

想必大家都有过这样的经历,看书学习时,某些天效率非常不佳,看半天可能都看不了几个字,而有时状态却又出奇的好。这种情况推荐状态好的时候就不要限制此次阅读的页数或者时长,请继续下去,直到状态消失。而状态不好的时候可以做些复习,慢慢引导自己进入状态,实在进入不了状态的,索性出去运动或者休息。

与之类似的例子是《思考 快与慢》书中提到的,出租车司机在雨天应该多干活,晴天休息少做,这样赚钱效率更高。有兴趣的可以参考阅读此书。

创造余闲 免做救火队员

创造时间上的有余,拒绝时间上的稀缺。

  • 比如尽量在预定时间的一半完成工作,因为你永远不知道什么地方会出现BUG,需要一遍遍地修改你的方案。充足的时间能够给你改正错误的余地。
  • 永远要准备Plan B,牢记墨菲定律:如果有两种或两种以上的方式去做某件事情,而其中一种选择方式将导致灾难,则必定有人会做出这种选择。再言之凿凿确定到场的嘉宾,也有可能意外缺席或迟到,算准了天气的户外活动,说不准什么时候会下起雷阵雨。就算寄个物料快递这样微不足道的小事,都可能在任一环节出现问题;Plan B,永远会是你关键时刻的救命稻草;快速的反应能力,超强的执行力,和周全的应急方案,永远是优秀的互联网人共通的优势。

做到这样的状态的好处是,你的事情都是按你计划的来走,而不是被事情牵着鼻子走,如果每天忙于应急和救火,否则一段时间下来发现什么事情都没做好,谈何高效呢?

制定流程

没有一个规范的流程只会让工作一团糟,如果有一个好的流程可以依循,那么所有人就能够有条不紊地开展,工作也能处理得自然顺心,而不是一团乱麻和焦头烂额。需要注意的是,流程并不是一成不变的,要善于优化完善流程,节省时间提高质量和效率,让人省心的目标去优化。

以前一直觉得让大家按部就班地按流程做,未免显得枯燥和死板,后来慢慢觉得,一个好的流程可以减少出错,可以通过培训教授和传递,流程走的好也是高效的。

推动团队进步

知识积累,分享,云协作,自我驱动。《战狼》里的一句话:一头狮子即使再勇猛,也敌不过一群狼。不要以一己之力蛮干,要相信团队的力量,一个好的团队能产生1 + 1 > 3的效益,甚至更高。

保持健康的身体

这个我觉得是非常重要的,如果身体虚弱或者发生病变,每日的精力都在与病痛对抗,根本无法做到专注,哪还有精神谈高效?我看是要搞笑了。

坚持 执行

做,并持续性地做


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